学術雑誌総合目録欧文編データ作成マニュアル

3.3 データシート館

　どのデータシートにも共通の項目の記入方法について説明します。

(1) 参加組織名

　参加組織(固有のFA番号が付与されている組織)の名称を記入してください。

(2) 参加組織コード

　「配置コード一覧」を参照して，参加組織に対応する参加組織コード(FA番号)を正確に記入してください。
　参加組織コードに誤りがあると，提出したデータがデータベースに正しく反映されません。

(3) 配置コード

　「配置コード一覧」を参照して，登録済の配置コード(所蔵館室コード)を正確に記入してください。
　配置コードに誤りがあると，提出したデータがデータベースに正しく反映されません。

(4) 記入者

　データシート記入者名を記入してください。

(5) シート連番

　データシートの種類毎に，参加組織全体を通しての連番を付けてください。

(1) 作業の概略

　所蔵更新リストに掲載されている雑誌について，前回の報告時からの変更分について修正・削除等の指示を記入します。

(2) 作業手順

　１件ごとの作業の流れは以下のとおりです。

　所蔵更新リストとは，既に所蔵が報告されている雑誌の書誌データと所蔵データをセットにして打ち出したものです。
所蔵更新リストの見方は，「送付資料の説明 (所蔵更新リストの見方)」(→ p. 7)を参照してください。

(3) 所蔵更新リスト修正作業の実際

所蔵資料と所蔵更新リストの書誌データの照合

• 所蔵している資料と所蔵更新リストに記載されている雑誌が同一の書誌であるか改めて確認してください。
• 同一の書誌である場合，所蔵更新リストに記載されている書誌データに何らかの修正を加える必要があるか確認してください。必要がある場合は「書誌修正用データシート」を用いて「書誌修正作業」(→ p. 37)を行ってください。
• 特に，別書誌を作成する必要が生じた場合，所蔵更新作業ではなく「書誌・所蔵追加作業」(→ p. 33)となりますので御注意ください。

所蔵資料と所蔵更新リストの所蔵データの照合

• 所蔵している資料と所蔵更新リストに記載されている雑誌が同一の書誌であるなら，所蔵更新リスト中の対応する所蔵データの更新作業を行います。
• 更新作業の種類は，「追加」「修正」「削除」「修正なし」の４種類です。
• 所蔵データの修正は，リストに直接＜赤＞で書き込んでください。

［追加］

　　　　　前回の報告以降に受け入れた増加分を追加記入してください。

［修正］

　　　　　増加分の追加だけでなく，所蔵データ全体の修正(欠号補充等)を記入してください。

　　　　　資料の移転・廃棄が行われた場合，リスト上の雑誌と所蔵資料現物が異なっていた場合などには，所蔵データ全体に対して「削除」の指示を行ってください。

• 所蔵巻次データ・年次データともに「削除」と赤で記入してください。
• 手書き記入の代わりにゴム印等を使用しても構いません。

　　　　　所蔵状況に変更が全くなかった場合も「修正なし」の指示を行います。

• 「修正なし」と必ず記入してください。
• 手書き記入の代わりにゴム印等を使用しても構いません。

注意事項

• 文字・記号は丁寧に記入してください。

• 更新にともない，所蔵データが当該書誌の巻次・年月次の範囲(初号巻次・年月次から終号巻次・年月次までの間)から外れる場合は，その分の所蔵データの付け替え先の書誌を「変遷マップリスト」ないし，総合目録データベース（データシート館の場合はWebcat　 http://webcat.nii.ac.jp/）で検索してください。

• Webcatを利用する場合は，効果的な検索を行うために，必ず「Webcat利用の手引き」（http://webcat.nii.ac.jp/help.html）で操作方法と検索語の指定方法を確認してください。

• 付け替え先書誌の書誌IDが判明した場合は「所蔵追加作業」を，書誌IDが確定できない場合は「書誌・所蔵追加作業」を行ってください。

• 当該書誌の巻次・年月次の範囲と所蔵データが全く重ならない場合は，同名異誌に間違って所蔵が登録されている可能性があります。所蔵更新リストの登録情報が間違っていた場合，そのデータは削除し，登録すべき書誌データに対して所蔵追加作業を行うか，書誌・所蔵追加作業により新たに追加してください。

• 配置場所の移転があり，移転先でも同じ雑誌をすでに所有している場合(所蔵更新リストに記載がある場合)は，元の所蔵箇所のデータを削除した上で，移転先の所蔵データを移転分を加えた形に修正してください。

• 移転先でその雑誌を全く所蔵していない場合は，同じく元の所蔵箇所のデータは削除しますが，移転先の所蔵データは新規に受け入れたことになりますので，「3.3 所蔵追加作業」(→ p. 29)を行ってください。

(1)作業の概略

　所蔵更新リスト中に含まれていないが，総合目録データベースには収録されている雑誌の所蔵データを作成します。総合目録データベース収録誌は，インターネットによる検索サービスWebcat（http://webcat.nii.ac.jp）でも検索可能です。

(2)作業手順

　１件ごとの作業の流れは以下のとおりです。

(3)所蔵追加用データシートの構成

　所蔵追加用データシートの構成は以下のとおりです。

(4)所蔵追加作業の実際

　書誌IDの記入

• 総合目録データベース（Webcatの詳細表示画面）に表示されている，当該書誌の10桁の書誌IDを転記してください。下線部が書誌IDです。
• 所蔵巻次データが2行以上にわたる場合や，巻次変更があった場合は, 書誌IDは1行目にのみ記入してください。

　所蔵年次(HLYR)・所蔵巻次(HLV) データの記入

• 所蔵年次データ，所蔵巻次データの表現方法については，「4章 所蔵データ記入解説」(→ p. 43)を参照してください。

　所蔵巻次データが1行に収まらない場合

• 巻次データが1行に収まらない場合は，2行以上にわけて記入します。
• 2行目以降は，行継続欄にチェック記号(∨)を記入して，巻次データの続きを記入してください。
• 所蔵年次は1行目に記入するだけで構いません。

(例)

行 継続	巻次 変更	HLYR 所蔵年次	HLV 所蔵巻次
		1970-2001	1,2(2-4,8-10),3-4,5(1,3-4,6,8-
∨			9,12),7-12,17(1-7,9),18(2,4,6,
∨			9-10),19(1-5)+

所蔵の途中に巻次表示の変更がある場合

• 巻次表示の変更とは，巻数が継続しない場合で，巻数が１にもどる場合や，別の番号体系をとる等の場合です (→ p. 55)。
• 所蔵データは，巻次表示が変わるところで改行します。
• 次の行の行継続欄にチェック記号(∨)，巻次変更欄にセミコロンを記入し，巻次変更後のデータを記入してください。
• 変更のあるたびに行を変えますが，２行目以降は書誌IDを書く必要はありません。
• 所蔵年次も巻次変更のたびに区切って，対応する所蔵巻次と同一の行に記入してください。

(例)

行 継続	巻次 変更	HLYR 所蔵年次	HLV 所蔵巻次
		1969-1971	1(1-7),2-3
∨	;	1972-1973	1-39,41-42,44-45,47-62,65,71-
∨			73,85
∨	;	1974-1999	6-14+

注意事項

文字・記号は丁寧に記入してください。

当該資料と総合目録データベースの書誌を照合するにあたっては次の点に御注意ください。

1. 当該資料が総合目録データベースの書誌と同一のタイトルをもつ場合においても，版表示や資料種別の確認が重要です。

2. 追加したい所蔵データが当該書誌の巻次・年月次の範囲(初号巻次・年月次から終号巻次・年月次までの間)から外れている場合には，タイトルが変遷している可能性があります。「変遷マップリスト」ないし総合目録データベースで確認の上，適切な書誌に所蔵を追加してください。

3. 資料に対応すると思われる書誌データが２つ以上存在する場合があります(重複書誌)。その場合は，次の基準にしたがってそのうち一つを選択してください。

ａ．原則として，書誌IDの最も小さい書誌を選択 ｂ．ただし，変遷ファミリーIDが存在する書誌はそれを優先して選択

4. Webcatが利用できない場合，またWebcatで検索しても求める書誌にヒットしない場合は，書誌・所蔵追加作業を行ってください（→p. 33）。

3.3.4 書誌・所蔵追加作業

(1) 作業の概略

　総合目録データベースに収録されていない雑誌の書誌・所蔵データを作成します。
　総合目録データベース収録誌と同一であるか確定できない場合もこの作業を行ってください。

(2) 作業手順

　1件ごとの作業の流れは以下のとおりです。

(3) 書誌・所蔵追加用データシートの構成

　書誌・所蔵追加用データシートの構成は以下のとおりです。

(4) 書誌データの記入

　書誌データの記入は，各項目毎に以下の形式になります。

　　　　項目名：データ(内容)

項目名は，英大文字で表示します。次頁を参照してください。
データ内容は，「5章 書誌データ記入解説」の各項目とデータ記述文法(「付録D データ記述文法」(→ p. 131)に従って）記入してください。

(例) TTLL:eng 　　 TXTL:engfre TR:National geographical review：monthly journal VLYR:No. 1 (Jan. 1999)- PUB:New York：University Press, 1999- VT:ST: Geographical review NOTE:Title from cover

　項目名の種類とその内容は以下のとおりです。

項目名	内　容	繰返	必須
GMD	一般資料種別
TTLL	本タイトルの言語コード		○
TXTL	本文の言語コード	★	○
ISSN	ＩＳＳＮ
XISSN	取消し/無効ＩＳＳＮ	★
CODEN	ＣＯＤＥＮ
TR	タイトル及び責任表示に関する事項		○
ED	版に関する事項
VLYR	巻次・年月次
PUB	出版に関する事項	★	○
VT	その他のタイトル	★
NOTE	一般注記	★

• 「繰返」欄に「★」が付与されている項目名に対応するデータは，繰り返して記入することができます。

  (例)その他のタイトルの記入(２つある場合) 　　VT:BC:International Science news letter　← 裏表紙タイトル 　　VT:ST:Science news letter　　　　　　　　← 背表紙タイトル

  「必須」欄に「○」が付与されている項目は必ず記入を行ってください。

  項目ごとに改行し，丁寧に記入してください。ワープロ等で印字したものを，データシートに添付しても構いません。

  各書誌データの具体的な記入方法は，「5章 書誌データ記入解説」(→ p. 57)に従います。

  添付資料について

  書誌・所蔵追加用データシートには，必ず各データの記入の根拠となった情報源箇所のコピーを添付してください(→ p. 11)。
  また，書誌・所蔵追加用データシートを作成した雑誌に変遷事実がある場合は，変遷注記用データシートも作成し，変遷関係を確認できる情報源箇所のコピーと共に報告してください(→ p. 39)。

  欄内にデータが収まらない場合

  データシート下段の「裏面に続く」の欄にチェック記号(∨)をいれ，裏面に，同様の形式でデータを記入してください。

(5) 所蔵データの記入

　所蔵データの記入方法は，所蔵追加用データシートにおける場合と原則として同様です。

3.3.5 書誌修正作業

(1) 作業の概略

　主として所蔵更新リストに掲載されている書誌に対して，修正データを作成します。書誌修正の方法については，「5章3. 書誌修正の方法」(→ p. 100)を参照してください。

(2) 作業手順

　1件ごとの作業の流れは以下のとおりです。

(3) 書誌修正用データシートの構成

　書誌修正用データシートの構成は以下のとおりです。

注意事項

• 修正の指示には，必ず書誌修正用データシートに「所蔵更新リスト」か総合目録データベースの詳細表示（WebUIP館はWebUIPの画面，データシート館はWebcatの画面）の当該書誌データ部分のコピーを貼付したものを使用してください。
• 所蔵修正作業に用いた「所蔵更新リスト」に直接書誌修正の指示を書入れても，両作業の処理の流れが異なっているため，データべースには反映されません。
• 情報源箇所のコピーは原則としてA4サイズでお願いします。
• 合刻複製版あるいは合冊誌が，中に含まれるそれぞれの雑誌の単位でなく，全体の単位でレコードが作成されている場合には，書誌修正用データシートに書誌分割の旨，朱入れし，別途，個々の逐次刊行物の単位で書誌・所蔵追加用データシートを作成してください(→ p. 33)。

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