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ILLシステム操作マニュアル 第8版 > Appendix 付録 > A.3 困った時の対処法 |
ILLシステムを処理していて，スムーズに処理ができない，どのように処理すればよいのか判断に迷うような場合には，以下の対処法を参考に処理すること。
状態が「未処理」のまま，受付館側で何日も処理されないので，次の候補館へ転送したい。
「未処理」のレコードを詳細表示させ，[CALLBACK]を実行し，状態を戻す。レコードは「準備中」に移行するので，当該受付館の所蔵館事項（所蔵館コード<HMLID>〜登録番号<RGTN>）を削除（フィールド削除）して，再度[ORDER]を実行する。
なお，配置コード<LOC>以降が削除できない場合は，所蔵の再検索で候補館を選定し直してから依頼処理をする。
状態が「処理中」のまま，受付館側で何日も処理されないので，次の候補館へ転送したい。
ILLシステムでは，「処理中」のレコードを依頼館側で次候補館へ転送することも受付館へメッセージを送ることもできないので，電話等で受付館へ連絡をとる必要がある。
なお，申し込んだ資料が研究室所蔵のもので，受付館側での処理に時間がかかることが予想されるような場合，依頼先を選定する際にあらかじめ図書館所蔵のものを優先する，「時間がかかるようなら，謝絶してください」という旨のコメントを記述する。
返却期限<DDATE>が誤って入力されているため，返却期限以前に督促メッセージが表示されてしまう。
受付館側で返却期限<DDATE>を訂正する必要がある。依頼館は（「借用中」→[CALLBACK]実行）「到着処理中」でクレーム処理を行う。
受付館で返却期限<DDATE>を修正のうえ再度発送処理をする。
申込のあった資料が研究室所蔵のため処理に時間がかかるのだが，謝絶をして次候補館へ転送した方がよいのか，あるいは自館で処理をした方がよいのか，判断に迷う。
ILLシステムでは，依頼館側で申し込む際に候補館を複数指定することができ，最初の館で謝絶をするとすぐに次候補館へ自動転送される。
受付館側でも自館で処理をして遅くなるよりは，謝絶して次候補館へ転送した方が全体としてスムーズにいく場合もあるので，時間がかかる場合は，謝絶又は時間がかかる旨を照会するのが望ましい。
前納で処理をするため依頼館に料金通知をしたいのだが，ILLシステムではどのような処理をすればよいのか。
コメント<CMMNT>に必要項目を記入して，[INQUIRE]を実行する。
その際，合計金額<SUM>に金額を記入しておくと依頼館から確実に回答がもらえる。
入力がない場合は，他館へ転送されたり，依頼を取り消されたりすることがある。
データの修正を行いたい。
(1) 「A.8 依頼館／受付館入力データ項目一覧」を参照し，どの状態であれば（どの状態に戻せば）修正が可能かを確認する。
(2) 修正が相手館の業務に影響するかどうか（記録を変更してしまうのか等）を確認する。
(3) 必ず依頼館・受付館相互の了解のうえで行うこと。相手館によって手続き等が異なることがあるので，事前に連絡をとってから処理する。
支払区分<ACCT>，送付方法<SPVIA>を修正する。 （依頼館の情報の修正）
支払区分<ACCT>，送付方法<SPVIA>等の項目は，状態が「準備中」又は「照会」の時しか修正できない。
(1) 依頼館で「確認」のレコードに対して状態を戻す処理をし（5.16)，「到着処理中」に戻す。 ここから問合せ処理(5.12)を行い受付館にレコードを送る。コメント<CMMNT>には「○○の修正をしますので，照会処理をしてください。」の旨を記述する。
(2) 受付館で「クレーム未処理」のレコードを受付け，状態を「処理中」にする。ここで照会処理(6.6)を行い，依頼館にレコードを送る。ただし，照会処理を行うと，発送日<SDATE>のデータがクリアされてしまうので，必要なら控えておく。
(3) 依頼館で「新着照会」のレコードを受付け，状態を「照会」にする。データを修正した後，回答処理で受付館にレコードを送る。その際，コメントが必要になるので，データを修正した旨を記述する。
(4) 受付館で「回答待」のレコードを受付けて，状態を「処理中」にする。ここで再度，受付番号<ANO>等のデータを入力して発送処理(6.3)をする。
(5) 依頼館で「クレーム回答待」のレコードを受付けて確認処理(5.5)を行う。
依頼番号<ONO>，書誌事項<BIBNT>，論文関連事項<ARTCL>，申込者名<CLNT>等を修正する。（依頼館の情報の修正）
依頼番号<ONO>，書誌事項<BIBNT>，論文関連事項<ARTCL>，申込者名<CLNT>といった項目は「到着処理中」の状態で修正が可能である。
(1) 依頼館で「確認」のレコードに対して[CALLBACK]を実行し，状態を「到着処理中」に戻す。この状態でデータの修正をした後，[OK]を実行する。
料金事項（形・大きさ<ITEM>〜合計金額<SUM>）や受付番号<ANO>を修正する。（受付館の情報の修正）
(1) 依頼館で「確認」のレコードに対して状態を戻す処理をし(5.16)，状態を「到着処理中」にする。 ここから問合せ処理(5.12)を行い受付館にレコードを送る。その際，コメントが必須なので，データを修正する旨を記述する。
(2) 受付館で「クレーム未処理」のレコードを受付けて，状態を「処理中」にする。ここで，料金事項や受付番号<ANO>等の修正をした後，再度発送処理(6.3)で依頼館にレコードを送る。
(3) 依頼館で「クレーム回答待」のレコードを受付けて，状態を「到着処理中」にする。修正されたデータを確認し，問題がなければ確認処理(5.5)を行う。
そのレコードはそれ以上処理ができないため，どの状態にあるレコードでも，国立情報学研究所で最終状態「確認」「返却確認」「CANCEL」に移行する。依頼を続けたい場合はレコードを複製(9.2)して使用する。
(1) 相手館と連絡を取り上記のどの状態に移行するか決定する。
(2) 国立情報学研究所 NACSIS-ILL担当(1.1)へ，E-mailで以下の事項を伝える。
E-mail illadm@nii.ac.jp
(3) 国立情報学研究所 NACSIS-ILL担当で状態遷移を行う。
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