外部機関作成書誌データを総合目録データベースに登録する際に，サーバ側で自動的に行われる書誌登録のことを「システム登録」と呼び， システム登録によって作成された書誌データはPREBOOKデータセットに登録される。PREBOOKデータセットの書誌データは，所蔵登録をすることによってBOOKデータセットに移行する。システム登録には目録担当者の作業は発生しない。ただし，PREBOOKデータセットの書誌データに対して所蔵登録する場合は，現物をもとに慎重に判断し修正することができる。
なお，システム登録の対象となる外部機関作成書誌データは，JPMARC，TRCMARC，USMARC，USMARCX，UKMARC，GPOMARCのうち，ISBNが記入されている書誌データとする。（2020年8月3日現在）
既存の書誌データに自動でフィールドを追加し，外部機関作成書誌データに含まれていた件名等の情報を記入することを「システム追記」と呼ぶ。システム追記を行う書誌データは，2020年8月3日以降に作成されたBOOKデータセットまたはPREBOOKデータセットの書誌データとする。
システム追記の内容は以下のとおりである。
外部機関作成書誌データは，以下のような事前処理を経てPREBOOKデータセットに登録される。この事前処理により，同じISBNを持つ書誌データが複数登録されることを防ぐとともに，既存データに不足している件名等の情報を追記する。
PREBOOKデータセットにあるシステム登録書誌データには，バーチャル国際典拠ファイル（Virtual International Authority File : VIAF）に登録された外部機関著者名典拠IDとの照合結果をもとに，NACSIS-CATの著者名典拠データとの自動リンク形成処理が行われる。
自動リンク形成処理が行われるデータは，外部機関作成書誌データに著者名典拠IDの情報が含まれ，外部機関作成著者典拠データとNACSIS-CAT著者名典拠データをVIAF上で照合可能なデータに限る。
解説（PREBOOKデータセットの書誌データの利用）PREBOOKデータセットにおける書誌データには所蔵がないため，目録業務の際には検索対象となるが，NACSIS-ILLやCiNii Books等においては検索対象とはしない。