| レコードを修正して保存すると即時に更新される |
ILL業務選択で「ユーティリティ」をクリックする。
ユーティリティ画面より「参加組織メンテナンス」をクリックする。
自館の参加組織情報が詳細表示される。
修正を行うには「修正」ボタンをクリックする。
修正を行う場合は，修正したい項目の項目名をクリックする。
画面下部のフレーム内にその項目の入力域が表示されるので，修正を行い「設定」ボタンをクリックする。
追加を行う場合は，プルダウンメニューより追加したい項目を選択し「タグ追加」ボタンをクリックする。
例）POLICY〔レンディング・ポリシー〕を追加する。
画面下部のフレーム内にその項目の入力域が表示されるので，入力を行い「設定」ボタンをクリックする。
追加を行った項目は，同一項目内の最後に挿入される。
保存を行うには「保存」ボタンをクリックする。
以下，更新できる情報について個別に解説する。
受付サービスフラグについて
ILLシステムで依頼を受付けるかどうかの区別をフラグで示す。
| ＩＬＬシステムで受付サービスを行うか | STAT〔サービスステータス〕 | A〔可〕 N〔否〕 | |
| 個別のサービスを行うか | 複写 | COPYS 〔複写サービス種別〕 | A〔可〕 N〔否〕 |
| C(他組織で受け付ける→COPYAL〔複写受理館コード〕を設定する) | |||
| 貸借 | LOANS 〔貸借サービス種別〕 | A〔可〕 N〔否〕 | |
| C(他組織で受け付ける→LOANAL〔貸借受理館コード〕を設定する) | |||
| FAX | FAXS 〔FAX送付サービス種別〕＊ | A〔可〕 N〔否〕 | |
* 複写した資料をFAXで送付することが可能かどうかの種別
サービスステータスの修正
STAT〔サービスステータス〕の変更は，ILLシステムでの受付可否に係るので特に重要である。
1)初めて受付サービスを開始する場合
STATの値をAに書き換える。また，COPYS〔複写サービス種別〕，LOANS 〔貸借サービス種別〕，FAXS〔FAX送付サービス種別〕も必要に応じて書き換える。
例) 複写，貸借の受付は行うが，FAXでの資料送付は行わない場合
COPYS:A LOANS:A FAXS:N STAT:A
2)一時的な受付サービス停止の場合
STATの値をNに変更する。また，LDF〔図書館定義フィールド〕に休止理由および休止期間を注記する。なお，システムダウンなどにより自館で変更できない場合は，国立情報学研究所へ連絡する。
TEL:03-4212-2320, FAX:03-4212-2375, E-mail:illadm@nii.ac.jp
本館・分館のサービス種別の連動
1.本館・分館のサービス種別の連動
本館と分館のサービス種別の連動は，分館の参加組織レコードにおいて，複写，貸借それぞれのサービス種別と受理館コードを以下のように指定することによって可能となる。
分館の参加組織レコード
| サービス種別 | 設定値 | 受理館コード | 設定値 | |
| 複写 | COPYS | C | COPYAL | 受付する図書館の参加組織レコードID |
| 貸借 | LOANS | C | LOANAL | 受付する図書館の参加組織レコードID |
※設定値については，上記「受付サービスフラグについて」を参照
2．本館の各サービス種別変更について
以下のとおり，分館のCOPYS，LOANS，STATは，本館等の各サービス種別の変更に連動して変化する。ただし，FAXSは対象外。
| 本館等のサービスステータス | 本館等が複写受理館になっている分館等の複写サービス種別 | 本館等が貸借受理館になっている分館等の貸借サービス種別 | |
| COPYS〔複写サービス種別〕 | A | C | 変更しない |
| C | 変更しない | 変更しない | |
| N | N | 変更しない | |
| LOANS〔貸借サービス種別〕 | A | 変更しない | C |
| C | 変更しない | 変更しない | |
| N | 変更しない | N | |
| FAXS〔FAX送付サービス種別〕 | A | 変更しない | 変更しない |
| C | 変更しない | 変更しない | |
| N | 変更しない | 変更しない | |
| STAT〔サービスステータス〕 | A | C | C |
| N | N | N | |
3. 分館のSTATの変更について
分館のSTATの変更は，本館のSTATに連動していない。したがって，本館の状況に関らず，分館等が受付サービスを休止する場合は，分館等は参加組織メンテナンスでSTATをNに変更する。
4.各サービス種別とSTATとの優先順位について
本館等のCOPYS，LOANSの値とSTATの値とが異なる場合は，「N」の値が優先される。
例) 本館のCOPYSがA かつSTATがNの場合は，その本館を受理館にしている分館のCOPYSはNに変更される。
|
注意 |
複写や貸借を同一機関の他の組織で受け付ける場合には，COPYAL〔複写受理館コード〕，LOANAL〔貸借受理館コード〕にその館の参加組織レコードIDを設定する。サービス種別と連動させて設定する。
他機関の参加組織レコードIDを入力するとエラーになる。
教育用システムでは，通常，依頼は常に自館で受け付けるようになっているが，AMLIDE〔講習会用受付館コード〕に相手の参加組織レコードIDを設定することで，その館と依頼のやりとりができるようになる。
利用条件を，以下の項目例のようにPOLICY〔レンディング・ポリシー〕に記述して公開する。
項目は特にコード化していないが，現在は「相互協力便覧」に準拠している。
| 項目例 |
| 複写担当係：相互協力係 |
| 複写受付可否：可 |
| 複写受付窓口：情報研究センター |
| 複写方法・料金：電子複写 リーダープリンタ複写 |
| 申込方法：NACSIS-ILL 郵便 FAX |
| 決済方法：後納 |
| 支払方法：国立大学＝「国立大学等図書館文献複写業務実施要領」による その他＝銀行振込。 |
| 振込・送金先：NII大学附属図書館相互協力係 |
| 複写注記等：貴重書の複写は不可 |
| 貸借担当係：相互協力係 |
| 貸借受付可否：条件つき可（雑誌・貴重書・参考図書は貸出不可） |
| 貸借期間：２週間 |
| 貸借注記等：冊子小包（簡易書留） |
| 閲覧担当者：参考係 |
| 閲覧対象者：教職員・大学院生・学生（閲覧・複写） |
| 事前連絡：貴重書は事前申込み |
| 持参資料：身分証又は図書館長の紹介状 |
| 閲覧受付時間：9:00〜16:45（土、日曜日、祝日は受け付けない） |
| 複写受付時間：9:00〜11:45 13:00〜16:45（土、日曜日、祝日は受け付けない） |
| 館外貸出可否：否 |
| 注記等：車での来館はご遠慮ください |
| 開館時間：8:30〜21:30（土、日曜日、祝日：9:00〜17:00） |
| 休館日：年末年始，入試期間 |
| その他注記等： |
※利用条件はなるべく簡潔に。一時的な休館などの注記は，[注記]に記述する。
※参加組織情報をCiNii Booksに表示するには
POLICYフィールドに導入句「WEBPOLICY：」をつけて各項目を入力する。
POLICYフィールドへの入力例
(英語名称等)
WEBPOLICY：National Institute of Informatics
WEBPOLICY：2-1-2 Hitotsubashi, Chiyoda-ku, Tokyo 101-8430
(URL)
WEBPOLICY：http://www.nii.ac.jp/index-j.html
(来館者利用担当)
WEBPOLICY：来館利用担当：閲覧係
(英語名称等)
WEBPOLICY：電話番号：03-2222-1111 ほか
住所連絡先を記述して公開する。
| フィールド名 | 内容 | 設定例 |
| ZIP | 郵便番号 | 999-9999 |
| ADDRESS | 住所 | 東京都千代田区一ツ橋1-1-1 |
| TEL | 相互協力担当電話番号 | 03-1111-1111 |
| EXTEL | 相互協力担当内線 | 123 |
| FAX | 相互協力担当FAX番号 | 03-2222-2222 |
| ILLDEPT | 相互協力担当部局 | 相互協力係 |
| ILLSTAFF | 相互協力担当者 | 田中 |
☆ILLレコード作成（「FROM」コマンド実行）時に自動転記される。 →自動セット項目 p.36
貸借での貸借期間または返却期限を設定する。
設定フィールド：LOANP〔貸借期間〕
貸借期間の設定例：14（貸借期間14日）
返却期限の設定例：20020101（2002年1月1日まで）
☆貸借レコードを「未処理」から「処理中」へ遷移させた時に，LOANPの値がDDATE〔返却期限〕に自動セットされる。
