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ILLシステム操作マニュアル 第8版 > 8 参加組織データ > 8.2 自館の参加組織データを更新する |
自館の参加組織情報は（参加組織データの内容）は，常に最新の情報に更新する。
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1 「ユーティリティ」をクリックする。
2 「参加組織メンテナンス」をクリックする。
3 「修正」ボタンをクリックして修正画面に移動する。
4 １）修正したいフィールドのフィールド名をクリックすると，下段のフレーム内に入力フォームが表示される。
２）内容を修正した後，「設定」ボタンをクリックする。
5 修正が終わったら「保存」ボタンをクリックする。
ILLシステムで依頼を受付けるかどうかの区別をフラグで示す。
| ＩＬＬシステムで受付 サービスを行うか |
サービスステータス <STAT> |
A〔可〕 N〔否〕 | |
| 個別のサービスを 行うか |
複写 | 複写サービス種別 <COPYS> |
A〔可〕 C（他の窓口で受け付ける → 複写受理館コード <COPYAL>を設定する） N〔否〕 |
| 貸借 | 貸借サービス種別 <LOANS> |
A〔可〕 C（他の窓口で受け付ける → 貸借受理館コード <LOANAL>を設定する） N〔否〕 | |
| FAX | FAX送付サービス種別※ <FAXS> | A〔可〕 N〔否〕 | |
※ 複写した資料をFAXで送付することが可能かどうかの種別
サービスステータス<STAT>の変更は，ILLシステムでの受付可否に係るので特に重要である。
(1) 初めて受付サービスを開始する場合
サービスステータス<STAT>の初期値は「N」であるので，値を「A」に書き換える。また，複写サービス種別<COPYS>，貸借サービス種別<LOANS>，FAX送付サービス種別<FAXS>も必要に応じて書き換える。
例) 複写，貸借の受付は行うが，FAXでの資料送付は行わない場合
COPYS:A LOANS:A FAXS:N STAT:A
(2) 一時的な受付サービス停止の場合
サービスステータス<STAT>の値を「N」に変更する。あわせて，図書館定義フィールド<LDF>に休止理由および休止期間を注記する。なお，急なシステムダウンなどにより自館で変更できない場合は，国立情報学研究所 NACSIS-ILL担当（ → p.4）へ連絡する。
1． 本館・分館のサービス種別の連動
本館と分館のサービス種別の連動は，分館の参加組織データにおいて，複写，貸借それぞれのサービス種別と受理館コードを以下のように指定することによって可能となる。
分館の参加組織データ
| サービス種別 | 設定値 | 受理館コード | 設定値 | |
| 複写 | COPYS | C | COPYAL | 受付する図書館の参加組織データID |
| 貸借 | LOANS | C | LOANAL | 受付する図書館の参加組織データID |
※ 設定値については，上記「受付サービスフラグについて」を参照
2． 本館の各サービス種別変更について
以下のとおり，分館の<COPYS>，<LOANS>，<STAT>は，本館等の各サービス種別の変更に連動して変化する。ただし，<FAXS>は対象外。
| 本館等の サービスステータス |
本館等が複写受理館に なっている分館等の 複写サービス種別 |
本館等が貸借受理館に なっている分館等の 貸借サービス種別 | |
| 複写サービス種別 <COPYS> | A | C | 変更しない |
| C | 変更しない | 変更しない | |
| N | N | 変更しない | |
| 貸借サービス種別 <LOANS> | A | 変更しない | C |
| C | 変更しない | 変更しない | |
| N | 変更しない | N | |
| FAX送付サービス種別 <FAXS> | A | 変更しない | 変更しない |
| C | 変更しない | 変更しない | |
| N | 変更しない | 変更しない | |
| サービスステータス <STAT> | A | C | C |
| N | N | N | |
3． 分館の<STAT>の変更について
分館の<STAT>の変更は，本館の<STAT>に連動していない。したがって，本館の状況に関らず，分館等が受付サービスを休止する場合は，分館等は参加組織メンテナンスで<STAT>を「N」に変更する。
4． 各サービス種別と<STAT>との優先順位について
本館等の<COPYS>，<LOANS>の値と<STAT>の値とが異なる場合は，「N」の値が優先される。
例) 本館の<COPYS>が「A」 かつ<STAT>が「N」の場合は，その本館を受理館にしている分館の<COPYS>は「N」に変更される。
複写や貸借を同一機関の他の組織で受け付ける場合には，複写受理館コード<COPYAL>，貸借受理館コード<LOANAL>にその館の参加組織データIDを設定する。サービス種別と連動させて設定する。
他機関の参加組織データIDを入力するとエラーになる。
教育用システムでは，通常，依頼は常に自館で受け付けるようになっているが，講習会用受付館コード<AMLIDE>に相手の参加組織データIDを設定することで，その館と依頼のやりとりができるようになる。
利用条件を，以下の項目例のようにレンディング・ポリシー<POLICY>に記述して公開する。
項目は特にコード化していないが，現在は「相互協力便覧」に準拠している。
| 項目例 |
| 複写担当係：相互協力係 |
| 複写受付可否：可 |
| 複写受付窓口：情報研究センター |
| 複写方法・料金：電子複写 リーダープリンタ複写 |
| 申込方法：NACSIS-ILL 郵便 FAX |
| 複写決済方法：ILL文献複写等料金相殺サービス。このサービスを利用しない機関＝後納(要事前申請)または前納 |
| 複写支払方法：ILL文献複写等料金相殺サービス規定による。このサービスを利用しない機関＝後納の場合は請求書による銀行振込，前納の場合は料金通知書による現金，現金書留，郵便為替 |
| 振込・送金先：NII大学附属図書館相互協力係 |
| 複写注記等：貴重書の複写は不可 |
| 貸借担当係：相互協力係 |
| 貸借受付可否：条件つき可（雑誌・貴重書・参考図書は貸出不可） |
| 貸借期間：２週間 |
| 貸借注記等：冊子小包（簡易書留） |
| 閲覧担当者：参考係 |
| 閲覧対象者：教職員・大学院生・学生（閲覧・複写） |
| 事前連絡：貴重書は事前申込み |
| 持参資料：身分証又は図書館長の紹介状 |
| 閲覧受付時間：9:00～16:45（土、日曜日、祝日は受け付けない） |
| 複写受付時間：9:00～11:45 13:00～16:45（土、日曜日、祝日は受け付けない） |
| 館外貸出可否：否 |
| 注記等：車での来館はご遠慮ください |
| 開館時間：8:30～21:30（土、日曜日、祝日：9:00～17:00） |
| 休館日：年末年始，入試期間 |
| その他注記等： |
※ 利用条件はなるべく簡潔に。一時的な休館などの注記は，[注記]に記述する。
POLICYに導入句「WEBPOLICY:」をつけて各項目を入力する。
CiNii Booksの英語版に表示する場合は、「WEBPOLICY:」の後に続けて以下の導入句を追加して入力する。
| 導入句 | 内容 |
| ILL-Org: | 組織名 |
| ILL-Address: | 所在地 |
| ILL-ZIP: | 郵便番号 |
| ILL-Commun1: | 連絡先 |
POLICYに導入句「OPACURL:」をつけて，OPACの書誌詳細ページのURLを入力する。
| 入力例 |
| OPACURL:https://xxx.xxx.xxx/xxx?ncid=<NCID> |
※ <NCID>と記述した部分が実際の書誌IDに置換される。
※ 導入句以降のOPACのURL記述内容は，図書館システムによって異なる。
住所連絡先を記述して公開する。
| フィールド名 | 内容 | 設定例 |
| ZIP | 郵便番号 | 999-9999 |
| ADDRESS | 住所 | 東京都千代田区一ツ橋1-1-1 |
| TEL | 相互協力担当電話番号 | 03-1111-1111 |
| EXTEL | 相互協力担当内線 | 123 |
| FAX | 相互協力担当FAX番号 | 03-2222-2222 |
| ILLDEPT | 相互協力担当部局 | 相互協力係 |
| ILLSTAFF | 相互協力担当者 | 田中 |
WebUIPではILLレコード作成時に自動転記される。
参照：「WebUIP自動セット項目」
貸借での貸借期間または返却期限を設定する。
設定フィールド：貸借期間<LOANP>
貸借期間の設定例：14（貸借期間14日）
返却期限の設定例：20070603（2007年6月3日まで）
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