図書書誌データセットへの集合書誌単位のデータの登録及び書誌構造リンクの作成は任意である。
登録する場合に際しては、以下の指針に従って、既存の図書書誌データが目録対象資料に対応するものであるかどうかの判断を行う。
既存の書誌データを使用するか、新規に書誌データを作成するかは、タイトルや出版事項等のフィールドのデータと目録対象資料のデータとを慎重に比較・検討し、かつ、当該書誌データ全体及び当該書誌データと書誌構造リンク関係にある子書誌データを比較・検討することによって判断する。
以下に、フィールド(及びデータ要素)ごとに、比較されるデータどうしの相違に着目して、判断のための指針を示す。
既存の書誌データについて、その書誌データとリンク関係にあるすべての子書誌データが、同一の資料種別コードの下に収まる場合には、当該コードと目録対象資料の資料種別コードとの相違は、新規に書誌データを作成する根拠となりうる。
GMD/SMDについては、必ず書誌データ全体及び書誌構造リンク関係にある子書誌データの内容を検討して判断する。
本タイトルが相違する場合は、新規に書誌データを作成する。
主として洋資料については、次のような場合、本タイトルの相違として(一部の例外を除き)新規データの作成が妥当である可能性が高い。
しかし、次のような理由は、新規データ作成の根拠とはならない。
これらのタイトルは可能な限り、該当する書誌データのVTフィールドに追記することが望ましい。
これらのデータ要素の有無、相違だけでは、新規に書誌データを作成する根拠とはならない。必ず他のフィールドのデータ内容を検討し判断する。
責任表示の相違だけでは、新規データ作成の根拠とはならない。
例えば、次のような理由は、新規データ作成の根拠とはならない。
ただし、タイトルが総称的であるなど、タイトルのみでは親書誌データの区別が困難な場合は、責任表示の相違を根拠として、新規に書誌データを作成することができる。
このフィールドについては、資料に表示されている版次が、当該書誌データと書誌構造リンク関係を持つすべての子書誌データに対応した版次であることを確認の上、新規に書誌データを作成するかどうかについては、出版物理単位のデータ登録における指針を適用する。(→ 0.2.1 図書書誌データ)
出版地・頒布地の相違は、新規データ作成の根拠となりうる。
例えば、複数の国で同時に並行して刊行・頒布されている資料の出版国・頒布国が相違する場合は、新規に書誌データを作成することが多い。
しかし、次のような理由は、新規書誌データ作成の根拠とはならない。
出版者・頒布者等の相違は、新規データ作成の根拠となりうる。
しかし、次のような理由は、新規データ作成の根拠とはならない。
出版日付・頒布日付等の相違は、新規データ作成の根拠となりうる。
しかし、例えば当該書誌データ作成時に用いた資料が、最初に刊行された資料ではないときには、当該書誌データを修正する。
ただし、新規データの作成又はデータ修正については、必ず他のフィールド(及び子書誌データ)内容を検討して判断する。
形態事項の相違は、新規データ作成の根拠となりうる。
例えば、同一の資料が、刊行時期を異にして異なる巻数で刊行されるときには、新規に書誌データを作成する。
ただし、当該データを修正しなくてはならない可能性もあるので、必ず他のフィールド(及び子書誌データ)内容を検討して判断する。
このフィールドについては、出版物理単位のデータ登録における指針を適用する。(→ 0.2.1 図書書誌データ)
上記で示された以外のフィールドについて、フィールドの有無やフィールド中のデータ内容の相違は新規データ作成の根拠とはならない。
逆にデータ内容が相違する場合は当該既存データの修正をしなくてはならない可能性があるので、実際にデータ修正を行う必要があるかどうかを含めて、他のフィールド(及び子書誌データ)の内容を判断する必要がある。