目録システムで検索するために、通常は各データの種類別に検索画面が用意されています。例えば図書書誌検索用の画面では、タイトルや著者名などを検索キー（検索語）として、図書の情報を検索します。
以下は、図書書誌検索画面の例です。検索キーを検索フィールド内に入力して検索します。
●キーワードフィールド
上記の画面で項目名の右側に「＝」が付いている項目は、キーワードフィールドです。キーワードフィールドでは、検索キーを以下のように指定します。検索キーの複数指定も可能です。
●コードフィールド
上記の画面で項目名の右側に「：」が付いている項目は、コードフィールドです。コードフィールドでは、検索キーを1つしか入力できません。なお、コードフィールドでも、前方一致検索が可能です。
複数の検索フィールドに検索キーを入力すると、それぞれの検索キーの論理積による検索が行われます。
検索用インデクスとは、総合目録データベースに登録されたデータから一定の規則に従って作成された、検索用のデータです。
検索画面で入力した検索キーは、検索用インデクス作成規則と同一の方式で変換されます。変換された検索キーは、検索用インデクスと照合され、その結果一致したデータが検索結果として表示されます。
目録システムでは、検索キーと検索用インデクスを同一の規則で作成・照合することにより、検索もれを防ぐ仕組みをもっています。