目録システムに参加している図書館では、各図書や雑誌がどの図書館に所蔵されているか、すぐに検索できます。
これは総合目録データベースによって、参加図書館すべての所蔵図書・雑誌の目録の情報が一元管理されているためです。
また、総合目録データベース上にある目録を共同利用することにより、各図書館で同じ内容の目録を作成するなどの重複を防ぎ、目録作成の作業を効率的に運用できます。
MARC（MAchine Readable Cataloging record）は、他の目録作成機関で作成された目録データです。MARCを総合目録データベースに合わせて変換したものを、参照データセットといいます。
総合目録データベースに新たな目録を作成する際に、参照データセットのデータを流用して使うことができます。
目録システムの中心的な役割を担う総合目録データベースは、このように、参加図書館どうしが連携して目録データを蓄積し、活用していく仕組みとなっています。
なお、総合目録データベースに対し、参加図書館が分担して目録を作成する方法を、オンライン共同分担入力方式といいます。
このように、図書館がシステムを通じて相互に連携・協力を行うためのネットワークを、図書館システム・ネットワークといいます。
図書館システム・ネットワークを構成するシステムのうち、各機関で必要となるデータや機能を国やコンソーシアムレベルで一元的に管理・運用するシステムを共同利用システムといい、各機関が独自に運用するシステムを図書館システムといいます。
総合目録データベースは、共同利用システムのひとつです。
総合目録データベースは、複数のデータセットの集まりです。
これらのデータセットは、主に図書と雑誌の情報に分かれています。図書や雑誌は、さらに書誌データセットと所蔵データセットに分けられます。
この他に著者名や書名の典拠コントロールを行うための著者名典拠データセット、著作典拠データセットなどがあります。
以下に、総合目録データベースの主な利用方法を示します。
●目録システムでの検索
図書・雑誌などの書誌データ、所蔵データの他、著者名典拠データなどの関連する情報を検索できます。また新たな目録を登録する場合、同じものを重複して登録しないように検索を行います。
●目録システムでの登録
目録システムに図書または雑誌の目録情報を登録する場合、目録の内容を書誌データや所蔵データなどに分けて登録します。登録された目録は、目録システムの参加図書館によって、いつでも検索や参照が可能です。
別の図書館にすでに所蔵されている図書・雑誌の場合、所蔵情報を登録するだけでよく、書誌情報の登録作業は不要です。
なお、参照データセットを流用して、新たな目録として登録することもできます。
●図書館独自のデータベースへの利用
必要な情報を各図書館でダウンロードすることにより、自館の蔵書目録データベースを作成できます。このデータベースは、選書や発注・受入業務、閲覧・貸出などの図書館業務に、有効活用できます。さらにこのデータベースを使って、OPAC（利用者用オンライン目録）のサービスも可能です。
●個別版サービス
オンラインで個々の目録データをダウンロードできない場合、総合目録データベース個別版サービスを受けることができます。これは、総合目録データベースから機関単位にその機関で所蔵している書誌・所蔵データを抽出したもので、要望に応じて提供しています。
図書館システムで利用可能な形式となっており、初期構築など、各図書館システムの蔵書データベースを一括構築する場合に利用できます。
●NACSIS-ILL
図書館間の相互貸借サービス（文献複写や資料現物の貸借の依頼および受付）などを行うシステムです。
目録システムの参加図書館により作成された、最新の総合目録データベースを利用できます。
●CiNii 図書・雑誌検索（Books）
必要な情報を、総合目録データベースから、ブラウザを使ってオンライン検索できるシステムです。
書名や著者名はもちろん、出版者や件名、分類からも検索が可能です。
1日中いつでも利用できます。