所蔵データセットは，書誌データセット及び典拠データセットと異なり，参加組織の所蔵等に関する個別の情報を管理するためのものである。
所蔵データセットには，図書所蔵データセット（BHOLD），雑誌所蔵データセット（SHOLD）がある。
図書所蔵データセットには，図書書誌データセット（BOOKデータセット）に対応した資料毎の所蔵情報を収録する。
雑誌所蔵データセットには，雑誌書誌データセットに対応した一連の巻号次の所蔵情報を収録する。
所蔵データには，参加組織における資料の所蔵状況及び書誌データには記録できない各参加組織固有の情報を収録する。
所蔵データは，1書誌データに対し，かつ各参加組織の配置コード毎に，1データを作成する。複数のデータ作成は，許容されない。
第5版適用以前に作成された複数のVOLグループを持つ書誌データ及び例外的に複数のVOLグループを持つことを認められた書誌データ（4.3.2参照）については，その数だけ所蔵データの物理単位フィールドを繰り返すことができる。
データの登録を行うと，所蔵データと書誌データとの間のリンク形成が行われる。また，このリンク形成がPREBOOKデータセットの書誌データに対して行われた場合，当該書誌データはBOOKデータセットに移行する。