4.3 所蔵データの作成

4.3.1 更新指示子(CMMND)

• 更新指示子は，当該レコードに対する処理内容を指定するものです。
• 国立情報学研究所のシステムでは，更新指示子に基づいて所蔵データのチェックおよび更新を行いますので，誤りの無いようにお願いします。

4.3.2 所蔵データの更新

• 所蔵データの更新(削除も含む)に関して，所蔵データ中の各フィールドは，データベース上の所蔵データを一意に限定するためのフィールド群(データベース検索用フィールド)と更新対象フィールドに分かれます。
  
  
  1. データベース検索用フィールド
     　データベース検索用フィールドは，そのデータ内容によりデータベース上に存在する更新対象データを指定するためのフィールドで，表2のHID，BID，LIDがこれに該当します。
     　データベース検索用フィールドについては，更新することは出来ません。
     
     
  2. 更新対象フィールド
     　更新対象フィールドは，そのデータ内容により，所蔵データ中の当該フィールドを更新するためのフィールドで，表2のフィールドから上記の3つのフィールドおよびLNAMEを除いたものがこれに該当します。
     　ただし，所蔵データ中にHIDフィールドが存在しない場合には，BID，LIDフィールドに加えてLOCフィールドがデータベース検索用フィールドとして使用されます。その場合は，LOCフィールドの内容を更新することができません。
     　なお，LNAMEは，データ更新時に国立情報学研究所のシステムでLIDをもとに改めて付与しますので，更新することはできません。また入力する必要もありません。

4.3.3 所蔵データの追加

• 新たに所蔵データを追加する場合は，指示子「R」を用います。
• 表２のHIDフィールドを除く各フィールドに必要事項を記録してください。
• 新規追加の場合，BID，LID，LOCの３つのフィールドにより，「どの書誌にどの図書館・室の所蔵データをつける」かを指示します。
• なお，指示子「R」は所蔵データ単位の置換を行う場合にも使用しますので，同一BID，LID，LOCの所蔵データが既にデータベース上に存在する場合には，自動的に置換データとして扱われます。
  追加しようとする所蔵データがデータベース上に存在するか否かを確認の上，追加データを作成してください。

4.3.4 所蔵箇所の変更

• 所蔵箇所の変更には，別のLID(参加組織コード)に変更する場合と，同一LID内の他のLOC(配置コード)に変更する場合とがあります。
  このうち，所蔵箇所の統廃合や改組により新たなLID，またはLOCを登録する必要がある場合には，お問い合わせください。
  
  
• 既に存在するLID，またはLOCに変更する場合は，以下の手順でデータを作成してください。
  
  1. 他のLID(参加組織コード)に変更する場合
     所蔵データ中のLIDフィールドは更新不可能であるため，まず当該所蔵データに対する削除データ(更新指示子「D」)を作成します。
     次に，変更後のLIDに対する新規データ(更新指示子「R」)を作成します。
     
     
  2. 同一LID内の他のLOC(配置コード)に変更する場合
     LOCについては，所蔵データ中にHIDが存在するか否かにより更新方法が異なります。
     HIDが存在する場合(HIDが判明している場合)は，LOCフィールドに変更後のデータを入力し，更新指示子「R」又は「C」により一括更新が可能です。
     HIDが存在しない場合(HIDが不明の場合)は，LOCがデータベース検索用フィールドとなるため，一度に更新することができません。
     まず当該所蔵データに対する削除データ(更新指示子「D」)を作成します。
     次に，変更後のLOCに対する新規データ(更新指示子「R」)を作成します。
     なお，LOCを変更する場合には，同一書誌に対してそのLOCの所蔵データが存在しない(既存の所蔵データと重複しない)ことを確認してください。

4.3.5 その他

• 同一書誌に対する同一参加組織(LID)内の同一配置コード(LOC)の所蔵データは，１つにまとめてください。
• 所蔵修正がない場合には，所蔵データの提出の必要はありません。