A.2　運用上の注意事項

■一般的事項

(1) 業務用システムと教育用システムを混同しない
業務用システムを誤って練習用として操作すると， 架空のデータを受けとった受付館の業務に支障をきたしたり，実際に資料が送付されて料金の請求がきたりといったトラブルも生じるので，十分注意する。

(2) 定期的な運用を行う
受付館業務において「未処理」や，回答が求められている依頼に答えるためにも，ILLシステムは定期的に運用する。

(3) 参加組織レコードの更新
各図書館の利用条件は常に最新の情報を記述する。 特に，受付状況のサービスに関わるフラグ（サービスステータス<STAT>, 複写サービス種別<COPYS>，貸借サービス種別<LOANS>，FAX送付サービス種別 <FAXS>）の更新は迅速かつ正確に行う。

(4) NACSIS-ILLニュースに注意する
国立情報学研究所からの連絡事項や運用上での注意事項を定期的に確認する。 （→p.5）

(5) 履歴回数には制限がある
履歴の繰り返し回数は50回までである（超えるとエラーになる）。エラーになった場合は，p.130へ。 50回以上履歴が残るようなメッセージ交換は避ける。

(6) コメントは簡潔かつ正確に記述する
相手館に正しく伝わるコメントを心がける。

■会計に関連する事項

(1) ILL文献複写等料金相殺サービス
国立情報学研究所では，平成16年４月からILLシステムを活用して文献複写，現物貸借に関する料金の相殺サービスを提供している。 NACSIS-CAT/ILL参加館であれば利用できる（館種による利用の制限はない）。 利用機関毎の月次明細データ・月次仕訳データは,「個別データダウンロード」にて提供している。
（→p.132「A.5 ILL文献複写等料金相殺サービス」）

(2) 非相殺サービス参加館
従来どおり，参加館毎の利用条件による。

■依頼館における注意事項

(1) 確実な所蔵検索を行う
総合目録データベースにない資料について依頼する場合は，所蔵典拠を明示する。

(2) 照会レコードの処理に注意する
受付館からの照会で，回答を求められている場合は，依頼を取り消したり，別の図書館へ依頼を転送したりしないで必ず回答する。

(3) 送付資料の確認を徹底をする
複写物に同封されている内容明細と，画面のデータが異なっている場合もある。確認処理のやり直しを避けるためにも送付物と依頼レコードの内容は必ず確認する。

(4) 中国語，韓国・朝鮮語資料等の依頼
システムで文字が入力できない場合，書誌事項等はFAX等の別の方法で連絡し，ILLレコードを作成して依頼する際に書誌事項は別途連絡済である旨をコメント<CMMNT>に明示する。

■受付館における注意事項

(1) 重複して受付処理をしない
１件の依頼レコードを複数回受付処理をしないように，担当者での運用方式に留意する。

(2) 資料本体の処理とレコードの処理に時間的な間をあけない
資料を発送した後にレコードの発送処理をする場合は，依頼館側で到着処理ができるように，資料の発送とレコードの発送通知とに間をあけない。

(3) 送付資料に同定用明細を同封する
資料本体の送付に際しては，どのILLレコードの資料か分かるように，内容明細，レコードのハードコピー等を同封する。

(4) 謝絶の判断は早めに行う
受け付けた資料の処理が遅れそうな時，状況によっては次の図書館に転送した方が依頼館にとって良い場合もあるので，謝絶の判断は早めに行う。

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